Hoe je een Engelse e-mail schrijft die wél wordt gelezen

Hoe jouw Engelse e-mails wel worden gelezen

Engelse mail schrijven. Herken je dat je vaak lang moet wachten op een antwoord als reactie op je Engelse e-mails? Misschien komt dat wel doordat men niet snapt wat je bedoelt. We laten je zien hoe het wel moet.

In het kort (voor uitgebreide informatie lees verder).

• Start je bericht met een duidelijk onderwerp, zo weet men gelijk waar het over gaat.
• Schrijf in een ‘passieve’ toon.
  –> ‘For more information look here’, instead of ‘If you want more information you can find it by clicking this link’.
• Wees super duidelijk.
  –> ‘I would like your comments on this proposal by Friday, 15:00 pm, the latest’, instead of ‘If I could have your comments at the end of the week, I would appreciate that’.
• Gebruik korte zinnen eventueel met bullit points voor belangrijke aandachtspunten.

Een zakelijk Engelse mail schrijven is iets anders dan een informele e-mail naar bijvoorbeeld jouw vrienden. Bij een zakelijke Engelse mail wil je antwoord op een vraag en graag zo snel mogelijk.

Het vraagt dus om een aparte techniek. Je wilt professioneel overkomen, vriendelijk maar wel gedaan krijgen waar je om vraagt. We gaan je laten zien hoe je zo’n zakelijke mail in het Engels schrijft.

Engelse e-mails die beter kunnen

• Krijg je ook wel eens van die hele lange e-mails:
  

Waar je door de tekst heen moet worstelen?

Engelse e-mails waar geen touw aan vast te knopen is?

Niet duidelijk is wat je nu precies moet doen?

• Of misschien schrijf je zelf ook Engelse e-mails waarbij jij je afvraagt:
  

Waarom je nooit een antwoord krijgt?

Wel een antwoord krijgt maar niet het juiste?

Niet alle vragen worden beantwoordt?

• Waarschijnlijk is het dan een e-mail die:

Veel te lang is

Waarin te veel dingen worden gevraagd

Niet duidelijk is wat precies verwacht wordt

Uit onderzoek blijkt dat beknopte berichten met korte zinnen en opsommingen, het beste worden gelezen.

We gaan je in dit artikel laten zien waarom jouw Engelse e-mails niet worden gelezen en hoe jouw zakelijke Engelse e-mails wél worden gelezen.

We gaan je tips geven hoe standaardzinnen soms helpen. Ook geven we je voorbeeldzinnen voor een Engelse e-mail zodat je betere brieven en e-mails in het Engels schrijft.

Zo leer je beknopt, bondig, kernachtig en ‘to the point’ een Engelse e-mail schrijven (Concise writing)

 Laten we beginnen met een voorbeeld.

Waarom jouw Engelse e-mail niet worden gelezen

Dear Mrs Brown,

Thank you for choosing EuropeCar. It is great that you choose us to rent a car for your holiday.
We are aware that there are different companies that offer the same and that is why we are delighted you choose EuropeCar as your provider for a rental.

Hopefully, we will meet your expectations in hiring a car. Our goal is the best service, that is what we aim for. To be able to provide the best service we would like to ask you a favour.

In order to develop the best service or where necessary to improve our service, we would very much like you to share your thoughts with us. It would really help us if you could complete our online questionnaire.

There are 10 questions and it should only take a few minutes to complete.

To show our appreciation, we would like to present you with a voucher. With your next booking at EuropeCar, you will get a reduction of 10% on the rental fee.

We would appreciate it if you would like our Facebook page, Pinterest page and Instagram page.

Thank you for taking the time to fill in the online questionnaire. With the answers, we are able to improve our service to you. We are looking forward to hearing from you by email or phone if you have any queries.

To begin the online questionnaire please click here.

Thank you very much for taking the time to fill in the online questionnaire.

We would also like to thank you for ‘liking’ our social media accounts

Kind regards,

John Smith

Head customer service

Hoe kan deze Engelse e-mail beter?

• Wat gaat fout in dit bericht?
  

Veel te veel tekst

Erg langdradig

Herhalingen

Verwarrend

• Hoe had dit bericht er uit kunnen zien?
  

Thank you for choosing EuropeCar. To be able to provide you with the best service we would like you to complete our online questionnaire. It only takes a few minutes and at the end, we offer you a nice surprise.

To begin the online questionnaire please click here.

Kind regards,

John Smith
Head customer service.

Please, like our social media accounts

• 6 vragen voordat je begint met je e-mail
  
  
• Is mijn doel met het bericht helemaal duidelijk?
• Weet mijn lezer direct wat verwacht wordt en welke actie ondernomen moet worden?
• Waarom zou de ontvanger geïnteresseerd zijn?
• Hij/zij wil weten waarom actie moet worden ondernomen, wat hij/zij er aan heeft, hoe het hem/haar helpt.
• Hoe krijg ik een snel antwoord?
• Hoe voorkom ik overtollige informatie?

Bij een lang bericht haken mensen af. Een kort bericht met duidelijke bullit points wordt sneller gelezen. Is meteen duidelijk wat wordt gevraagd?

Maak eerst een opzetje. Kijk of alle woorden nodig zijn. Hoe het korter kan. Of er geen dingen in het bericht staan die afleiden.

Een Engelse e-mail die wel wordt gelezen

• Zorg voor een duidelijke onderwerp regel
  

Zo weet men direct waar het over gaat en wat moet gebeuren.
‘Confirm your attendance meeting Friday 12th May 10 am’.

• Schrijf in de actieve vorm
  

Dus niet passief:
‘I know you’re busy, so if you find time this week let me know if you will attend the meeting. That would be great.’

Maar actief:
‘Could you let me know by Friday (the latest) if you will attend the meeting on 10th May.’

• Schrijf duidelijke, eenvoudige taal
  

Gebruik korte zinnen met begrijpelijke woorden van 25-30 woorden.
Bekijk welke ‘moeilijke’ Engelse woorden een ‘eenvoudiger’ alternatief hebben.

We hebben daar een artikel over met vele voorbeelden van moeilijke Engels woorden met een eenvoudige vervanging.

• Vermijd pleonasme en tautologie
  

Examples of Pleonasm:

Wet rain
Dark night
Cold snow
A round ball
Dry desert
Green grass

Examples of tautology:

Forever and ever
We’re meeting at ten a.m., two hours before noon
One and the same
I went there personally
The shop is giving away free tickets
I would like a new hot water heater

• Werk met korte paragrafen en bullit points
  

Kortere paragrafen lezen makkelijker dan een lange tekst achter elkaar.
Door het gebruik van bullit points laat je zien welke punten belangrijk zijn.

Please confirm before Friday:

• Send me the sales figures of q4
• Confirm you will attend on 10th May
• If John will attend as well
  

Schrijf je liever een brief? Lees dan: een professionele zakelijke brief in het Engels schrijven.

Gebruik de juiste schrijfwijze als je een datum of tijd in het Engels gebruikt. Zie ook de verschillen tussen Amerikaans en Brits Engels.

Voorbeeldzinnen Engelse e-mail

Lange versie:
When I started my own business, it was difficult finding the most suitable work / life balance.
But it has given me a whole new perspective to see the bigger picture and deal with it.

Korte versie:
Starting my own business has given me the right perspective on work / life balance.

Lange versie:
I will provide you with the right information on your performance so you can deal with the challenges you encounter every day while working for a difficult boss, so you can handle things better.

Korte versie:
I will help you to deal with a difficult boss on a daily basis, so you can handle things better.

Lange versie:
I received and read your email that you sent yesterday about the report you’re writing for the sales managers. I agree it needs the view of an expert on certain things in the report and maybe it needs adjustments as well.

Korte versie:
I received your email about the sales report and agree it needs an expert edit.

Lange versie:
The project manager considered an extra computer for the planning department an unneeded luxury.

Korte versie:
The project manager considered an extra computer a luxury.

Lange versie:
Your employees will not appreciate the details that lack relevance.

Korte versie:
Your employees will appreciate relevant details.

Engelse mail schrijven, samenvatting: direct duidelijkheid scheppen

Gebruik deze voorbeeldzinnen:

I have no doubt that …

My impression is that …

I take a different view

From my point of view, …

I suggest the following …

This is my opinion

So, we agree on …

Just to make sure I understand that …

Let me clarify that for you in just a moment

This is what I can tell you …

I’m sure that John will have the answer

Krachtige woorden:

Without a doubt

Definitely

Certainly

Absolutely

Surely

To conclude

Met deze informatie kun je nu een zakelijke e-mail in het Engels schrijven die wel wordt gelezen. Waarop je de antwoorden krijgt die je wilt. Heb je tips voor anderen laat dan een reactie achter

• We hebben ook een artikel over de Do’s and Don’ts bij het schrijven van een Engelse e-mail. Goed om dit ook te lezen.
  En een site met een uitgebreid artikel over het schrijven van e-mails 

• Ga je op vakantie? Vergeet dan niet een Engelse afwezigheidsassistent voor je e-mail berichten in te stellen.  

Deel het artikel via de share buttons. Bedankt daarvoor!

stuur me tips en nieuwe blog artikelen