27 vaardigheden van de Engels sprekende secretaresse. Bezit jij ze?

We noemen het wel secretaresse maar er zijn zoveel meer titelomschrijvingen in omloop. Wat dacht je van:

• Management assistant
• Office assistant
• Office manager
• Office professional
• Executive Assistant
• Clerical worker
• Personal assistant (PA)
• Administrator
• Administrative assistant
• Clerk
• Office worker
• Back (front) office employee
  Etc.
  
  

In een onderzoek uit 2013 blijkt dat secretaresses helemaal niet blij zijn met hun functietitel.
Open voor discussie dus maar … .

Wat ze in ieder geval allemaal doen is werken als (Engels) sprekende assistent op een kantoor. Vaak is dit voor een internationaal bedrijf. Als Engels sprekende assistent kan het dat je met meerdere nationaliteiten in het bedrijf te maken krijgt. Maar ook op Nederland georiënteerde bedrijven krijgen vaak vragen in het Engels gesteld.

Bedrijven gebruiken verschillende benamingen voor dezelfde functie. Maar ook de functie inhoud en benodigde vaardigheden kunnen verschillen.

Bij kleinere bedrijven zie je vaak dat het een manusje van alles is. Mensen ontvangen en gasten rondleiden, telefoongesprekken in het Engels voeren, administratieve werkzaamheden, invoeren van boekhoudgegevens enz.

De 5 belangrijkste vaardigheden van de Engels sprekende secretaresse

In het algemeen zijn alle taken gerelateerd aan ‘keeping an office organized’.

Voordat we gedetailleerd in de competenties duiken zijn er 5 vaardigheden die je in ieder geval moet hebben.

• Communicative vaardigheden
  Vaak heb je te maken met jouw baas, de collega’s die met allerlei vragen komen. Maar ook klanten sta je te woord. Dat kan telefonisch zijn of in een persoonlijk gesprek. Je moet dus ook goed kunnen luisteren. Dat het in het Engels gaat is een extra uitdaging. Heb jij deze communicatieve vaardigheden in het Engels?
  
  

• Technische vaardigheden
  Behalve het om kunnen gaan met diverse office pakketten moet je misschien ook wel eens eenvoudige aanpassingen aan de bedrijfswebsite doen. Misschien heb je ook te maken met online planning programma’s . Ook gaan collega’s er vaak vanuit dat jij problemen met de printer op kan lossen. Aan Engelstalige collega’s moet je e.e.a. uit kunnen leggen.
  
  

• Organisatorische vaardigheden
  Je moet in ieder geval heel goed kunnen organiseren. Om kunnen gaan met tijdsdruk. Alles netjes en opgeruimd houden.
  
  

• Goed kunnen plannen
  Je moet overzicht houden door goed te plannen en planningen bij te houden.
  Je houdt afspraken in de gaten, boekt misschien accommodaties en kijk of procedures nog kloppen.
  
  

• Oplossingsgerichte vaardigheden
  Proactief denken, problemen liefst voorkomen. Als ‘spider in the web’ ben jij vaak degene die de vragen krijgt en van wie een oplossing wordt verwacht.
  
  
  
  
  

22 vaardigheden voor de Engels sprekende secretaresse

• Accuracy: precies en accuraat zijn

• Answering the telephone: tips om een Engelstalige telefoongesprek te voeren

• Making appointments: afspraken maken

• Bookkeeping: lichte boekhoud administratie, de juiste Engelse boekhoud termen

• Business correspondence: zakelijke correspondentie. Do’s and don’ts in een Engelse e-mail

• Client relations: klantencontacten onderhouden

• Document management: kennis van archiveren

• Editing: aanpassen van documenten/teksten op website

• Efficiency: efficiënt het werk in kunnen delen

• Event coordination: het plannen van bijeenkomsten

• Know Englisch idioms: weet wat zakelijke Engelse uitdrukkingen betekenen

• Approachable: toegankelijk opstellen

• Communication skills: gemakkelijk een gesprek starten in het Engels

• Prioritizing; prioriteiten kunnen stellen

• Proactive: van te voren al op zaken inspelen en actie ondernemen

• Office and computer knowledge: om kunnen gaan met diverse office pakketten

• Typing and taking the minutes: type- en notuleer vaardigheden

• Showing visitors around: Engelstalige gasten rondleiden in het bedrijf

• Reliability: men moet op je kunnen vertrouwen

• Respond to inquiries: antwoorden op (aan)vragen

• Presenting: een presentatie kunnen geven in het Engels

• How to meet, greet en thank clients: begroeten, afscheid nemen en bedanken in het Engels

• Hier vind je meer over de vaardigheden van een Engelstalige office manager of receptionist
  
  

• We hebben ook E-boeken die interessant voor je zijn.
  
  

Leuk als je met anderen dit artikel deelt. Bedankt.

---> OPSLAAN ALS PDF, PRINTEN OF MAILEN