Zakelijk telefoneren in het Engels. Nooit meer met je mond vol tanden

 
Telefoneren in het Engels. We merken het zo vaak in de trainingen die we geven. Angst voor de telefoon. Helemaal niet nodig! Lees verder hoe je een goed gesprek voert. Met voorbeeldzinnen.

Een telefoongesprek in het Engels, zit jij ook met deze vragen?

• Hoe begin ik een Engels telefoongesprek?
• En hoe neem ik de telefoon aan in het Engels?
• Hoe kan ik een Engelse telefoongesprek afsluiten?
• Bellen in het Engels, hoe vraag je ‘Bel ik gelegen?’
• of ‘Schikt het dat ik bel’?
• Hoe zeg je in het Engels: ‘Ik verbind u door’?
• Wat is precies de opbouw als je in het Engels gaat telefoneren?
• Hoe voer ik een formeel of informeel Engels telefoongesprek?
• Vragen stellen, hoe doe ik dat het best?
• Welke standaard Engelse zinnen voor een telefoongesprek kan ik gebruiken?
  
  

 
Werk je in een internationaal bedrijf en is de voertaal Engels dan zal je ook regelmatig zakelijk telefoneren in het Engels. Zakelijke gesprekken voeren in het Engels kan een hele uitdaging zijn.
Vooral als je een native speaker aan de telefoon hebt of iemand met een accent. Naast Engelse mails is de telefoon het meest gebruikte communicatiemiddel dus laten we je in dit artikel zien hoe je een goed en professioneel gesprek voert.

Telefoneren in het Engels

Gaat de telefoon en het is een buitenlands contact,  dan zien we regelmatig dat het gesprek ‘wordt doorgegeven’ aan een collega. Medewerkers zijn bang dat:

• De persoon niet goed wordt verstaan
• Dat het gesprek te snel gaat
• Men niet de juiste vocabulaire heeft voor een goed antwoord
• Dat belangrijke details niet worden begrepen door de spanning
• Vergeten wordt de juiste vragen te stellen
• Hoe je een gesprek goed begint, inhoud geeft en afsluit

Zou het niet fijn zijn als je wist hoe je een zakelijk telefoongesprek in het Engels begint, inhoud geeft en afsluit? Je de juiste woorden kiest en de juiste antwoorden kan geven in professioneel Zakelijk Engels!

Zakelijk telefoneren in Engels, hoe doe je dat?

 
We gaan je daarbij helpen. In onze cursussen voeren we de telefoongesprekken ook om zo te oefenen. Hier heb je alvast een aantal standaardzinnen. Zo kun je een goed zakelijk telefoongesprek in het Engels voeren. Later in het artikel besteden we ook aandacht aan een conference call. Lees hier alvast hoe je een klacht behandeld in het Engels.
 

Lees verder en je krijgt alle antwoorden.

• Bekijk ook 80 voorbeeldzinnen voor in een Engels telefoongesprek.
  

• En zorg voor een professioneel Engels voicemailbericht.
  
  
  

Zo ga je leren hoe je een gesprek in het Engels opent, inhoud geeft en afsluit. Ook hoe je naar iemand vraagt, doorverwijst en in de wacht zet. We hebben ook het Engelse telefoonalfabet voor je.

Een vraag die we vaak horen, ‘hoe zeg ik’, ‘bel ik u gelegen’? Je kunt dit niet rechtstreeks in het Engels vertalen. De beste vertaling is: ‘Do I call you at a convenient time’ of ‘Is it convenient for you’.

 

Zakelijke telefoongesprekken in het Engels: de telefoon gaat

 
We laten je eerst zien hoe het niet moet en daarna hoe het wel moet.

Bekijk de twee gesprekken en zie het verschil.

Telephone conversation gone wrong

John: With John Visser from…….
Bob: With Bob. I want to know something about a delivery.

John: What do you want to know?
Ben: We are waiting 4 days now and we don’t hear anything from you.

John: I will look for you. It was delayed. We will send it tomorrow.
Ben: Thank you.

John: Good bye.
Ben: Good bye.

Een voorbeeld van een Engels telefoongesprek zoals het hoort:

Telephone conversation improved

John: Good morning. Company name. John speaking
Ben: Good morning. Company name. Ben speaking.

(If you know the other person it is polite to ask how they are)
John: How are you?
Ben: I’m ok and you?
John: Kept busy.

John: What can I do for you?
Ben: I would like some information about a delivery?

John: What exactly can I help you with?
Ben: We have been waiting for a delivery for 4 days now and we haven’t heard anything from you. I was wondering if there was a problem?
( By using the past tense you are being less confrontational )

John: I’m sorry about that. Let me take a look in the system. We are having a problem with production. I’ll make sure we’ll get it out to you tomorrow.
Ben: Thank you. That would be great as it is causing some inconvenience.

John: Sorry again for the inconvenience and if you need anything else or have any further queries don’t hesitate to contact me.
Ben: Thanks for your time. Bye.
John: Bye and have a nice day.

Telefoneren in het Engels, nog meer voorbeelden:

‘Hello, good morning (or afternoon/evening)’, [Company name and your name],
‘How may I help you’?
‘Thank you for calling PP Logistics, Susan Jones speaking, how may I help you?

Zo neem je vriendelijk en professioneel op. Men weet of men het juiste bedrijf heeft en met wie men spreekt.

Je kunt het ook korter en bondiger formuleren:

[Company name], [your name] speaking.
‘PP Logistics, Susan Jones speaking’.

Het kan ook nog op een andere manier. Wij zijn in Nederland gewend om onze naam te noemen als we iemand bellen. Telefoneer je met een Engelstalig bedrijf dan is het niet ongebruikelijk om je naam niet te noemen. Dit klinkt misschien tegenstrijdig want de Britten letten erg op beleefdheid en hoffelijkheid.

Daarbij komt ook dat het vrij gebruikelijk is in Engelstalige landen om elkaar met de voornaam aan te spreken. Wij wachten vaak eerst hoe het contact verloopt voordat we elkaar tutoyeren.

Je krijgt dan openingszinnen in je Engelstalige telefoongesprek als:

‘Hello, good morning. Mr Smith please.
‘Good afternoon, can I speak to John Clifford, please?
‘Can I speak to Barry of the marketing department, please’ ?
‘Could you put me through to Mandy, please’ ?

Zoals je ziet blijft men ook bij het noemen van de voornaam beleefd.
Probeer altijd woorden te gebruiken als: would, could, can, may, please, thanks.

Telefoneren in het Engels: 7 belangrijke punten

1 Always be polite and friendly.

2 if you know the other person ask how they are, or how their holiday was etc.

3 If there is a complaint or a query about something be as helpful as possible.

5 If you give an explanation for why something went wrong the other person is much more likely to understand.

6 Make sure you apologize not only once but twice. This goes a long way. People of English speaking cultures expect this, otherwise they won’t be satisfied and will be more likely to get angry.

7 Always finish off on a positive note. Wish them a nice day.

 

• We schreven al eerder een bericht over beleefdheidsvormen in de Engelse taal:
  ‘ Are you polite enough’?
  
  

  

  
  
•  Lees hier hoe je spreekangst kan overwinnen en met meer zelfvertrouwen spreekt

Engels telefoonalphabet

Handig om ook het Engelse (internationale) telefoonalfabet te kennen en de uitspraak van nummers. (Engels/Amerikaans/Internationale versie).

Een zakelijk telefoongesprek voeren via de telefoniste

• Na de eerste openingszinnen kan gevraagd worden:

‘May I ask who’s calling’?
‘And who is this speaking’?
‘Who would you like to speak to’?
‘What company are you calling from/What is your companies name’ ?
‘Could I ask what company you’re with’?

• Een telefoongesprek doorverbinden:

‘One minute, I’ll transfer you now to Peter’.
‘Please hold the line and I’ll put you through’.
‘One moment, please. I’ll see if Martin is available’.
‘Could you hold on, please’?

• De gewenste persoon is in gesprek of niet aanwezig:

‘I’m sorry. John is not available at this moment’.
‘Sorry, Mandy is in a meeting at the moment’.
‘I’m sorry. Martin is out of the office today’.
‘George is on another call at the moment. I’m sorry’.
‘Bruce is on another line at the moment. Would you like to hold’?
‘I can’t get through to Mary at the moment’.
‘Mr Johnson is on another line at the moment. Would you like to hold?
‘I’m afraid he’s in a meeting at the moment’.
‘I think you’ve dialled the wrong number’.
‘There’s nobody working here by that name’.
‘I can’t get a dialing tone’.

Een boodschap aannemen:

• Een boodschap aannemen:

‘Do you know what would be a good time for me to call him’?
‘Would tomorrow be more convenient’?
‘I’m sorry, Martin is not here today. Can I take a message?’
‘Can I ask Mr Jones to call you back’?
‘Maybe you could leave a message on his voice mail’.
‘Mr Clifford is on another line at the moment. Can I ask him to call you back’?
‘Joe is at lunch. Would you like me to leave a message for him’?
‘Kim is in a meeting until 4 p.m. Can I take a message’?
‘Could you repeat that please’?
‘When is a good time to call you back’?



 

Telefoneren in Engels, vragen stellen:

Het kan voorkomen dat een ‘native speaker’ te snel voor jouw begrip spreekt. Misschien heeft hij of zij ook een accent, of wil je de informatie nog een keer horen.

Maak je geen zorgen vraag er gewoon nog een keer om, laat het eventueel spellen.
 

• Vragen om iets te spellen:

‘Could you spell that for me, please’?
‘How do you spell that, please’?
‘Do I have this right? John Crowne C-R-O-W-N-E’?
‘How do you spell your surname’?
‘Could you give me your phone number again please’?

• Vragen om verduidelijking:
  

‘Could you please repeat that’?
‘Can you please speak a little louder, thank you’?
‘I’m sorry, I didn’t catch what you just said’.
‘Can you please speak a little more slowly’?
‘Let me repeat what you just said to make sure I got it right’.
‘Can you please spell that for me’?
‘How do you spell your surname, please’?
‘Let me see if I got that right’.
‘Could you send me an email with your information?

Een telefoongesprek afsluiten in het Engels

Ook bij de afsluiting van een zakelijk telefoongesprek in het Engels is het belangrijk beleefd te zijn. Bedank iemand voor het bellen of de hulp die is gegeven.

• Afsluitende zinnen:
  

‘Thank you very much for your help’.
‘Please call again if you have any questions’.
‘Thank you for getting in contact with us’.
‘It was good talking to you, thanks’.
‘Thanks for calling. I’ll speak with you again soon’.
‘Let’s call again in a few days to see if there are any changes’.
‘I’m sorry, she/he’s not here today. Can I take a message’?

 

Zakelijk telefoneren in Engels, zelf een gesprek beginnen:

 
We hebben een aantal voorbeelden laten zien van een professioneel telefoongesprek in het Engels.
Je werd gebeld en er werden vragen gesteld. Maar het kan dus ook dat je zelf het initiatief neemt om te telefoneren. Handig om dan ook een goed gesprek te kunnen voeren.

Voorbeeldzinnen om een gesprek in het Engels te beginnen:

‘Good morning,  this is John from PP Logistics speaking. Could you put me through to Jane Smith please’?
‘Hello, this is Helen McKay from Plus Publishing, could I speak to Jane Smith please’?
‘Brian Covey speaking,  may I speak to Jane please’?
‘Mandy Jones speaking.  I’d like to speak to Peter Meldrum please’.
‘I’m calling about your job application for a sales manager, could you put me through to your HR department please’?
‘Can you put me through to Mrs Granger, please’?

Iemand is niet beschikbaar:

‘When is a good time to call Peter Yates’?
‘Could you tell me, when Deborah Miller is going to be back’?
‘When is Mr Hawkins available’?
‘Could I leave a message for Mrs Foster’?
‘I would like to send him an email, could you give his email address please’?


 

Zakelijk telefoneren: Conference call

Een Engelse conference call kan via een audioverbinding gaan maar ook met een beeldverbinding. De laatste is natuurlijk prettiger omdat je de personen ook ziet die deelnemen.

Het is een prima manier om met een  aantal mensen te communiceren zonder dat die allemaal moeten reizen om een vergadering bij te wonen. Zeker als je internationaal zaken doet  is dit een hele goede oplossing.

 
Zes dingen om in de gaten te houden

• Phone from a quiet location
• Please, speak slowly
• Speak clearly
• Put energy in your voice
• Ask for breaks
• Tell when you are leaving/returning
  

Als je met een groep een telefoongesprek in het Engels gaat voeren dan dien je met een aantal zaken rekening te houden. Het gaat vaak via een internet verbinding en die kan wel eens haperen. Er zit meestal iets vertraging op de lijn dus onderbreken of vragen stellen gaat minder makkelijk.

Je kunt dit duidelijk maken door te zeggen:

‘I didn’t catch that last bit you explained. Can you say it again please?’
‘Sorry Amy, I interrupted you. You were saying…?’’
‘I didn’t quite hear that Carol, sorry, can you say that again?
‘Good to hear that John, please go on…’.
‘I’m sorry Peter, but could you speak up a little, it’s hard to understand you’.

Het voordeel van een video call / conference call via Zoom, Skype of Teams o.i.d. dat je de persoon of personen ook kunt zien. We hebben meer dan 200 zinnen hoe je een goed gesprek in het Engels via beeldbellen voert.

Wil je leren om professioneel te telefoneren in het Engels in een online cursus die 24/7 beschikaabr is bekijk dan onze online cursus professioneel zakelijk telefoneren in het Engels.

 

Telefoneren in Engels, de start van de conference call:

 
Meestal is er 1 persoon verantwoordelijk als gespreksleider.

• De gespreksleider opent meestal de conference call.
  Hij zal dan de volgende vragen stellen:

‘Is everybody ready for the call?’
‘Can I ask that we all state our names, please?
‘Would you  please state which department/branch you represent?’
‘Could you tell us your position in the company please’.
‘Is everybody clear with the procedure’?

• De presentatie
  Vervolgens zal iemand het overnemen die iets gaat vertellen of een presentatie gaat geven.
  Probeer mensen op hun gemak te stellen.

‘Welcome everybody, I’m John and a sales manager for the Rotterdam branch’.
‘Good morning everybody I would like to introduce you to … ‘.
‘Hi everyone, I’m Mandy and I’m going to keep this brief, as I know you’re all very busy with the new project.

‘Today I’m here to talk to you about… ‘.
‘It’s my pleasure to outline our plans for…’.
‘I would like to start with some general information on…’.
‘Later on I will discuss all the ins and outs regarding …’.
‘If you have any questions I’ll be happy to answer them at the end.’
‘I would like to conclude …’.

Onderbreken van je Engelse conference call:

Mocht je even weg moeten dan kun je dit meedelen door te zeggen:

‘This is John speaking. I need to leave for ten minutes. Is that okay with everyone?’
‘Sorry to bother you but I have to sneak out for 5 minutes’.
‘John here. I’m back on again, thank you’.
‘Sorry for the delay, I’m back again’.

Vervolgafspraak maken

Als je er niet helemaal uitkomt of er was niet voldoende tijd om alle onderwerpen te bespreken kun je een vervolgafspraak maken.

‘I’d like to continue this subject with you at your earliest convenience’.
‘Are you all available to talk again next Friday?’
‘Can we agree on Wednesday 11.30 a.am?‘
‘How does Monday at 11 o’clock sounds to everyone?’
‘Thursday at 12 p.m. then, that would be fine.’
‘Thanks everybody, we talk again then’.


 

Telefoneren in Engels, afsluitend:

 
Met deze informatie moet je een professioneel zakelijk telefoongesprek in het Engels kunnen voeren. Je kunt nu overtuigd en met zelfvertrouwen de telefoon opnemen als die Engelse collega of leverancier belt.

• Op deze website zie je een mooi stappenplan voor een het voeren van professionele zakelijke Engelse telefoongesprekken. 
  
  
• Telefoneren is een van de 27 vaardigheden voor de internationale secretaresse. Benieuwd wat de andere vaardigheden zijn? Lees hier verder.
  

   

Wil je nog meer tips over het voeren van een Engels telefoongesprek? Met voorbeelden hoe het wel en niet moet?  We schreven er al eerder een artikel over: ‘Picking up the phone without fear’.
 

 
Heb jij zelf wel eens een zakelijk gesprek in het Engels gevoerd? Laat je ervaring hieronder achter.
 

Het wordt gewaardeerd als je dit artikel met anderen deelt via social media. Dat kan hieronder, bedankt.